منظمة بيل – قامشلو
دربت بيل عدداً من أعضاء منظمات المجتمع المدني ومكتب شؤون المنظمات على آلية “الأرشفة الإلكترونية، والبريد الإلكتروني، واستخدام نماذج google”، لتحسين التّنسيق بين المنظمات وتبادل المعلومات ومعالجة المعاملات الإدارية بسرعة وتسهيل استرجاع الوثائق والمعلومات، وذلك في مدينة قامشلو شمال وشرق سوريا.
تضمنت الورشة “فوائد التنظيم في العمل، مفهوم الأرشفة والمحفوظات، أهمية الأرشفة، مشكلات الأرشيف التقليدي، أنواع وخطوات الأرشفة، التصنيف والترميز، تنظيم المكتب، أدوات العمل، إدارة الوثائق والمستندات، أهداف إدارة الأوراق، تقنيات الفرز والتصنيف والاسترجاع، مفهوم الأرشفة الإلكترونية وأنواعها، خصائص ومميزات الأرشفة الإلكترونية، مرحلة الانتقال من الأرشفة التقليدية إلى الإلكترونية، متطلبات وتحديات الانتقال إلى الأرشفة الإلكترونية، مميزات وخصائص نماذج Googel، خطوات إعداد البريد الإلكتروني وكيفية استخدامه.
كما وأوضحت الورشة أهمية الأرشفة التي تسهم في تحقيق أهداف المؤسسة، اتخاذ القرارات المناسبة، المرجع الرئيسي للمؤسسة، التخطيط الفعال لنشاطات المؤسسة، تُمكن من متابعة وتقويم الخطط والاستراتيجيات.
وتطرق المدرب خلال الورشة إلى مفهوم الأرشيف الغير نشط “غير ثابت” والأرشيف النشط “الثابت” والوثائق التي يتم الرجوع إليها خلال فترات زمنية مُتباينة.
وتعرف المُتدربون/ات على مفهوم عملية الاسترجاع وأهميتها، إضافة لأهمية المعلومات وضرورة المحافظة على سريتها، إذ أن الالتزام بسرية المعلومات يضمن سلامة البيانات وخصوصية الأفراد والمؤسسات، ويُعزز الثقة والمصداقية.
وتخلل التدريب عدد من الأنشطة العملية، عبر تقسيم المُتدربين/ات إلى مجموعات عمل مُتعددة.
يأتي ذلك ضمن إطار عمل بيل على المساهمة في تعزيز قدرات المواطنين والبلديات لتحقيق مشاركة أفضل وبناء السلام والتماسك المُجتمعي في إقليم الجزيرة.
